Ý tưởng tổ chức sự kiện Team Building

Team Building là gì?

Có thể hiểu đơn giản rằng: “TeamBuilding là một khóa học (thông thường được tổ chức ngoài trời) thông qua các hình thức sinh hoạt tập thể và dựa trên sự dẫn dắt của giảng viên (facilitator) giúp các học viên thấu hiểu nhau hơn, xóa bỏ mâu thuẫn, từ đó đưa ra cách ứng xử tốt hơn trong công việc, trong các mối quan hệ nhân sự, cũng như cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.”

Tổ chức sự kiện Team Building 

Teambuilding xuất hiện trên thế giới từ lâu, vào khoảng cuối những năm 20 của thế kỷ trước. Elton Mayy (1880 – 1949) chính là người đầu tiên nghiên cứu những hoạt động này, ông đã khai sáng ra “hoạt động tương quan giữa người với người” (Human Relations Movement) với những chuỗi thử thách trong những điều kiện nhất định, nhằm thử khả năng làm việc của nhóm công nhân. Qua nhiều lần nghiên cứu và phân tích người ta đồng ý rằng yếu tố thành công là tinh thần đồng nhất, tạo sự  gắn kết bà hỗ trợ nhau trong tập thể.

Trải qua một thời gian phát triển, ngày nay, tổ chức sự kiện Teambuilding chính là chìa khóa để trả lời câu hỏi “làm sao để các thành viên cùng làm việc và tạo thành một nhóm làm việc đoàn kết” và “ làm thế nào để khiến cả nhóm hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình”.

Hoạt động Team building cần được tổ chức khi các nhóm làm việc bắt đầu xuất hiện tình trạng mệt mỏi. Một số biểu hiện của việc này có thể kể đến như: dễ cáu gắt, làm sai lệch định hướng công việc, suy giảm niềm tin hoặc hay trách móc, than phiền các thành viên trong tập thể…

Hình thức teambuidling được hiểu là tổng hợp của việc xây dựng nhóm và làm việc nhóm. Đây là quá trình lâu dài mà một tổ chức, tập thể thực hiện để gắn kết các thành viên lại với nhau, giúp các thành viên phối hợp, đoàn kết tạo ra hiệu quả công việc cao hơn. Hiện nay, Team building  trở thành một dịch vụ mà nghe đến cái tên của nó, bất kì doanh nghiệp nào cũng thấy thích. Tuy nhiên trong danh sách các nhà cung cấp dịch vụ team building hiện nay chỉ có một số là chuyên gia  teambuilding thực sự còn lại chỉ giống như những trò chơi giúp vui mà chưa tới phần chia sẻ, còn đặt nặng sự thắng thua để tạo sự ganh đua trong trò chơi, tạo không khí vui vẻ nhất thời.

Teambuilding có 02 dạng Indoor và Outdoor

Với dạng indoor, các thành viên của nhóm được hướng dẫn về phương pháp làm việc nhóm sao cho hiệu quả, cách điều hành nhóm, phối hợp giữa các thành viên một cách khoa học. Một số bài tập nhẹ nhàng kết hợp với bài giảng để các thành viên ngộ ra được hiểu quả của làm việc nhóm một cách lý thú.

Với dạng outdoor, thường được các chuyên gia tạo dựng thành một loạt các bài tập từ những trò chơi vận động, nhưng với luật chơi là luật mở để các thành viên trong nhóm thực hiện các hoạt động của nhóm theo yêu cầu của nhà tổ chức. Ở đây, kết quả thực hiện chưa phải là cái cuối cùng, mà là quá trình thực hiện, nhà tổ chức sẽ quan sát cách thực hiện, sự phối hợp của các nhóm để đưa ra nhận xét và góp ý để nhóm thực hiện lại công việc ( nếu thời gian cho phép) và cảm nhận được hiệu quả của sự phối hợp chia sẻ.

Cách tạo ý tưởng tổ chức sự kiện Team Building

Tổ chức sự kiện Team Building thành công hay không bắt nguồn từ ngay chính ý tưởng. Vậy cách tạo ý tưởng tổ chức sự kiện ra sao? Hãy tìm ý tưởng từ ngay những điều nhỏ nhặt nhất trong cuộc sống qua những chia sẻ sau đây.

Cảm hứng là điều kiện bản lề vô cùng quan trọng quyết định đến việc ý tưởng tổ chức sự kiện Team Building đưa ra có tốt hay không. Những người làm nghề tổ chức sự kiện sẽ thỏa sức sáng tạo và thể hiện tài năng khi sự kiện có ngân sách “thoáng”, chủ yếu là mong muốn nhấn mạnh đến yếu tố thẩm mỹ, sự ấn tượng… Mặc dù vậy, trên thực tế thì những sự kiện có điều kiện tốt như vậy rất ít, chưa đến 10% trong tổng toàn bộ các sự kiện được tổ chức tại Việt Nam.

Do vậy, không ít nhà tổ chức sự kiện Team Building phải hạn hẹp lại ý tưởng của mình do những lời đề nghị từ phía khách hàng, những khoản chi phí eo hẹp để tổ chức sự kiện mà thường được gọi vui là “giới hạn ngân sách”. Trong cả khoảng thời gian dài làm việc của mình, những người làm nghề lên ý tưởng này sẽ bị mài mòn dần, dần xa dời với chức phận chính của mình đó là sáng tạo ý tưởng.

Đa số chúng ta đều nghĩ rằng, quá trình thảo luận để lên ý tưởng có nhiều người tham gia đóng góp ý kiến sẽ đem lại nhiều ý tưởng hơn. Tuy nhiên, cũng không ít người cảm thấy việc một mình suy nghĩ về các ý tưởng sẽ thấy thoải mái và hiệu quả hơn. Cũng có người thích nghĩ về những ý tưởng khi ở nhà, có người thì thích thả hồn tại những công viên hay quá cafe nhưng cũng có người phải ngồi bó buộc tại văn phòng mới có thể cho ra ý tưởng. Nhiều người phải có sức ép về tiến độ và thời gian mới suy nghĩ được ý tưởng thì cũng có những người phải có thời gian thật thoải mái và rộng rãi mới có thể đưa ra những ý tưởng hữu ích.

Do vậy, để đưa ra được ý tưởng cho tổ chức sự kiện Team Building một cách hiệu quả nhất, tốt nhất thì tùy thuộc vào thói quen và cảm giác của chính bản thân người làm công việc sáng tạo đó. Đừng quá chú trọng việc “làm theo những gì người khác làm” mà hãy làm theo cách mà bạn cho rằng lý tưởng nhất để bạn suy nghĩ về những ý tưởng.

Những ý tưởng mới lạ, độc đáo cũng có thể khởi nguồn từ những lần tham dự sự kiện của các công ty khác hay những chuyến du lịch. Có người nói đùa rằng “90% ý tưởng được nảy sinh từ việc ăn cắp và xào nấu lại mà ra”. Từ quá trình dài góp nhặt những ý tưởng, bạn có thể kết hợp đưa ra được rất nhiều ý tưởng cho mình.

Những ý tưởng mới cũng được bắt nguồn từ chính những điều nhỏ nhặt nhất trong cuộc sống. Bạn sẽ có rất nhiều ý tưởng độc đáo về tạo hình sân khấu từ kiến trúc độc độc của một ngôi nhà mà bạn thấy qua, concept của cả một chương trình có thể chỉ bắt nguồn từ một bức tranh có hình ảnh gây ấn tượng mạnh, ý tưởng thiết kế trang phục cho PG đôi khi có thể chỉ bắt nguồn từ một nét văn hóa đặc sắc nào đó… Những gợi ý hay khi bạn suy nghĩ những ý tưởng có thể lấy cảm hứng từ những thứ bạn sưu tầm như bức tranh chân dung được vẽ bằng bình xịt sơn, đồ vật xếp bằng giấy…

Người làm nghề sáng tạo, lên ý tưởng cho tổ chức sự kiện cũng nên quan tâm đến vấn đề tìm hiểu về những nét lịch sử,  văn hóa để làm nền tảng cho bản thân bạn một kiến thức thật sự vững vàng và có thể nảy ra nhiều ý tưởng mới. Cũng đã xảy ra tình huống trong một sự kiện được tổ chức để giới thiệu sản phẩm mới, người tổ chức tôn vinh văn hóa Mỹ Latin nhưng lại cho các vũ công nhảy điệu Valse. Những thiếu sót như vậy thực sự để lại những ấn tượng rất xấu đối với những khán giả có hiểu biết.

>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện

Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện Team Building

Một số lưu ý nhỏ dưới đây bạn nên quan tâm để đạt được mục tiêu cao nhất cho hoạt động team building, các bạn có thể tham khảo.

1/ Khảo sát trước khi thiết lập chương trình

Khi xác định địa điểm tổ chức team building, bạn cần phải khảo sát địa điểm trước khi thiết kế các trò chơi, hoạt động. Các trò chơi ở vùng biển sẽ khác với những trò chơi tại một vùng đồi, núi, thác. Bạn cần phải xem tính phù hợp giữa hoạt động và địa hình, địa thế nơi tổ chức, không thể áp dụng một nội dung chung cho mọi nơi. Ví dụ như trò chơi cần giăng nhiều dây rợ thì hợp với nơi có nhiều cây cối hơn là ở bãi biển vì sẽ khó khăn trong việc cố định các cọc trên cát để cột dây. Khi lập kế hoạch cần đưa việc đi khảo sát và chi phí khảo sát vào, trong trường hợp điều kiện không cho phép bạn có thể yêu cầu phía cho thuê địa điểm cung cấp hình ảnh, kích thước của nơi tổ chức để dễ hình dung và thiết kế các hoạt động.

2/ Sắp xếp hợp lý khi chia nhóm

Cần phải phối hợp với khách hàng để làm công việc này vì họ là người hiểu rõ nhất trong nội bộ của họ. Bạn có thể dựa trên mong muốn của khách hàng để tư vấn cho họ chia nhóm, chẳng hạn như một nhóm sẽ bao gồm các thành viên đến từ mỗi bộ phận khác nhau trong công ty để tăng tính gắn kết hoặc mỗi nhóm là một bộ phận để thể hiện sức mạnh đồng đội, hóa giải mâu thuẫn, bất đồng, khác biệt giữa các cá nhân, bộ phận hay là giúp nhân viên trau dồi các kỹ năng giúp ích trong công việc...Tùy mục đích của khách hàng mà chia nhóm dựa theo tiêu chí như vậy, nhưng bạn cũng nên lưu ý về lực lượng nam - nữ sao cho đồng đều để không quá chênh lệch về thể lực và tư duy của mỗi đội.

3/ Có quy định/luật chơi rõ ràng

Kinh nghiệm cho thấy nhiều cuộc team building kết thúc trong tâm lý không thoải mái của người tham gia vì không thống nhất được kết quả. Như vậy thì rõ ràng mục đích của việc "team building" là hoàn toàn không đạt được mà thậm chí còn cho hiệu ứng ngược lại. Vì vậy, có quy định, luật chơi rõ ràng ngay từ đầu và thông qua các đội chơi là một việc nhỏ nhưng vô cùng quan trọng, để cho các đội chơi đặt câu hỏi và làm rõ các quy định cũng giúp bạn khắc phục được những điều còn bất cập khi làm luật chơi.

4/  Có các phương án/trò chơi dự phòng (trong điều kiện thời tiết xấu)

Team building hầu như đều tổ chức ở ngoài trời, tuy nhiên, thời tiết luôn là điều khó lường trước được, nên việc có các phương án dự phòng không bao giờ là thừa. Phương án dự phòng có thể là những hoạt động ngoài trời mưa (nếu như trời đang nắng đột ngột chuyển mưa), trong điều kiện có gió, hoặc trong nhà nếu thời tiết không cho phép hoạt động ngoài trời. Những phương án được chuẩn bị trước một cách chu đáo thể hiện tính cách cẩn thận và biết nhìn xa trông rộng.

5/ Lập kế hoạch rõ ràng và danh sách những việc cần làm

Không phải chỉ khi agency thực hiện chương trình cho khách hàng mới cần bảng kế hoạch mà ngay cả khi bạn là người đứng ra tổ chức cho công ty của mình team building thì việc lập kế hoạch cụ thể bao gồm lịch trình, danh sách những việc cần làm là rất cần thiết. Bạn nên có kế hoạch sẽ đi đâu, làm gì, trong thời gian nào để phổ biến cho người tham gia biết và thông báo ngay khi lịch trình có sự thay đổi. Việc này khiến bạn dễ quản lý công việc và con người hơn, vì ai cũng nắm được lịch trình và cứ vậy mà làm theo, bạn sẽ không phải nhắc đi nhắc lại hay đi tìm từng người trong suốt hành trình. Lịch trình này nên được thông báo ngay từ đầu và in ra phát cho những người tham gia.

Danh sách những việc cần làm giúp bạn bao quát được các công việc và thứ tự thực hiện, các vật dụng cần mua, nhân sự cần bố trí để không bị lập cập trong quá trình tổ chức như thiếu dụng cụ trò chơi, không có nhân sự hỗ trợ,...

Cần xem mục tiêu của Team building là để các cá nhân dù khác nhau, một khi nhận thấy họ có cùng mục tiêu chung là mục tiêu của nhóm, sẽ phát huy tối đa thế mạnh, sự khác nhau của chính mình để bổ trợ cho nhau, làm tăng cường sức mạnh của tập thể và các nội dung của cả chương trình cần xoay quanh mục tiêu lớn này.

Tham khảo thông tin công ty tổ chức sự kiện nhanh chóng, uy tín ở đâu?

Tham khảo thông tin công ty tổ chức sự kiện nhanh chóng, uy tín tại MuaBanNhanh.com. Hãy xem ngay: Công ty tổ chức sự kiện

Nguồn: http://tochucsukienvip.com/y-tuong-to-chuc-su-kien-team-building-361.html